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会议预约系统如何解决会议管理问题

时间:2019-06-05 作者:jonzy 浏览:

  会议预约管理系统是指利用计算机网络软件代替人工查询、预定、管理等问题,减少工作中,会议室管理混乱,使用不均衡、设备不到位等情况,最大限度的提高会议使用率,同时,通过系统规范会议流程,提高会议管理效率。
  
  传统的会议室预约需要在人事登记排队,还得一次又一次的向人事咨询是否有空挡的会议室,花费太多时间与精力了。而随着互联网信息科技的不断发展,移动办公的衍生,会议室预约管理系统可以轻松解决会议管理问题。它是如何解决会议管理问题的呢?
  
  可以通过企业微信/微信,轻松实现查询与预定,扫码签到,系统自动上传保密会议纪要等功能,同时,还打通请假出差系统,自动统计参会人数,让会议管理变得简单便捷。
  
  一、通过微信进行查询、预约
  
  以往的会议预定只能通过电脑端进行查询、预约。遇到在外出差无法在电脑跟前的,得一遍又一遍往人事打电话进行查询、预定,这样无法专心在外好好出差。而利用会议管理系统,可以通过app上实现查询会议室,选择好开会时间段,系统会自动识别出该时间段的空闲会议室,随时随地不受限制。同时,微信提前预约会议室,与数字标牌同步显示会议室状态。这样其他人也可以看到会议室的使用情况,避免浪费时间申请。
  
  二、智能提醒会议
 
智能会议系统
  
  一旦预约会议室成功后,通过设置会前10-30分钟微信提醒,确保参加会议的所有人员都能准时参加,不会错过会议的召开。
  
  三、自动统计参会人数
  
  传统的参会人数签到除了要准备纸笔外,还要花费大量的时间去统计到场人数。现在使用会议预约管理系统通过二维码轻松签到,到场人数自动显示在大屏幕上,如果遇到请假人员还会自动连接到考勤系统,无须二次申请,大大提高了会议开展的效率。
  
  四、自动上传会议纪要
  
  参加会议人员可以认真参加会议,无须一边记录一边听,会议的全过程通过系统自动记录会议纪要。每个参加会议的人员只要进入会议纪要TAB页面,便可查看、管理(搜索、导出、删除)每个会议的会议纪要。同时,还能能够复制会议纪要中的文字,高效又便捷。
  
  在移动互联网时代,日常的会议管理还通过邮件或者电话进行,无疑会影响企业的办公效率和无法提高企业竞争力。而利用会议室预约管理系统,在企业微信实现会议室查询与预定、管理,既能解决会议出现的问题,还能让会议开展变得高效便捷。